dinsdag 29 oktober 2013

Vergaderen, het resultaat telt…toch?

Dobbers
Er hangen steeds meer dobbers in de vijver die congres- en vergadermarkt heet. Dat deze vijver op korte termijn niet groter wordt, is inmiddels oud nieuws.

In toenemende mate begeven branchevreemde locaties zich op de zakelijke event-markt, omdat de subsidiekraan waar musea en andere culturele instellingen gretig uit dronken, steeds verder wordt dichtgedraaid. Als het museumbezoek vervolgens niet toeneemt, zal het geld toch ergens anders vandaan moeten komen. Door verhuur aan zakelijke en/of particuliere klanten worden de penningen binnengehaald.

Naast musea zijn ook kerken in toenemende mate bezig de schoorsteen te laten roken.
Door vergrijzing binnen kerkelijke gemeenten, zijn besturen al lang bezig met andere exploitatiemodellen voor de grotendeels leegstaande kerkgebouwen.
In Utrecht bijvoorbeeld vinden vele congressen en seminars inmiddels plaats in deze Godshuizen.

Vijvers
Het toenemende aantal dobbers is dus te verklaren en dat is het krimpen van de vijver ook; veel bedrijven geven minder uit aan externe bijeenkomsten en events. De frequentie neemt af en als er dan toch wordt besloten om op pad te gaan, moeten de kosten zo laag mogelijk zijn.

Op het eerste gezicht lijkt dit in crisistijd logisch, maar als je er wat langer bij stilstaat is het tegenovergestelde het geval.

Als de kwantiteit afneemt, zou de kwaliteit immers moeten toenemen, maar daar is toch vanuit de zakelijke markt te weinig aandacht voor. Het krappe budget regeert en dicteert feitelijk de uitkomst van de vergaderdag. De inkoper van een groot bedrijf heeft zijn werk gedaan en gooit de uit-onderhandelde prijs als budget over de schutting van de afdeling reserveringen.

Die zitten met de gebakken peren. Er is immers een deal tot stand gekomen met 100% focus op euro’s en totaal niet op de kwaliteit en resultaat van het vergaderproces van de eigen medewerkers c.q. collega’s!

Straf
De vergadercollega’s worden voor een dag of langer onttrokken aan het bedrijfsproces en dat kost geld. Vaak is dit overigens de grootse korte termijn kostenpost die de meeting met zich meebrengt. Dat de dames en heren dan wel een beetje geïnspireerd uit de zaal moeten komen is op zijn zachtst gezegd wenselijk. Deze gedachte staat vaak haaks op de insteek die duidelijk wordt bij de offerte aanvraag; een zo goedkoop mogelijke zaal, een zo schraal mogelijke catering en alle consumpties m.u.v. een kopje koffie is op eigen rekening. Een straf dus voor de deelnemer, waarvan wordt verwacht na afloop van de sessie gemotiveerd naar buiten te komen.

Enig idee, wat de uitkomst van zo’n dag wordt?

Google
Dat goede voeding, waar niet op wordt bezuinigd, een hele grote invloed heeft op de kwaliteit van functioneren, weet Google al jaren. De maaltijdverstrekking (60.000 maaltijden per dag worldwide!) voor medewerkers is “key” en op het hoofdkantoor Mountain View in Californ werd de Chefkok aangenomen vóórdat de HR manager daar kwam werken!  Zelfs kookcursussen voor medewerkers en hun gezinnen worden georganiseerd met als doel de medewerker optimaal te laten presteren.

Aandacht
Hotel Oud London faciliteert al heel lang zakelijke bijeenkomsten onder het nieuwe label “Oud London Meeting & Events”. Wij verkopen een product voor de zakelijke markt met grote aandacht voor het eindresultaat van de bijeenkomst. Dat doen wij tegen scherpe tarieven, maar blijven wel staan voor onze kwaliteit. Geen concessies op dit vlak.

Natuurlijk beschikken wij over alle mogelijke faciliteiten om u van dienst te zijn, maar onze vakmensen maken voor u het verschil. Zij stellen voor u een vergader arrangement samen waar u echt wat aan heeft en begeleiden de dag geruisloos. Inlevingsvermogen en aandacht voor detail zorgen namelijk voor de beste output van een dag samenzijn. Dat wil toch iedereen?

Ervaring
Waar haal ik de wijsheid vandaan vraagt u zich af? Heel eenvoudig. Ik was vorige week zelf deelnemer aan een groot congres, waarbij alles tot in de puntjes was verzorgd. Ik werd verrast, geïnspireerd, de catering was goed voor elkaar, de organisatie waardeerde het dat ik er was en de onderwerpen waren aansprekend. Het was niet goedkoop, maar een 30% lager budget had zonder meer geresulteerd in een onvoldoende van mijn kant, terwijl ik nu een bordje omhoog steek met daarop een…9!

Missie geslaagd zou ik zeggen; het resultaat telt…toch?